برنامج QuickBook
كتبهامحمود محمداحمد حامد علي ، في 6 أكتوبر 2009 الساعة: 11:29 ص
مقدمة:
يعتبر برنامجQuickBook من اكثر البرامج المالية شعبية في العالم حيث يقدر عدد مستخدميه في الولايات المتحدة فقط بـ 13 مليون مستخدم . وقد بدات كثير من الشركات والمنظمات في محيطنا العربي في استخدام هذا البرنامج إلا أن الدعم الفني العربي لهذا البرنامج يكاد يكون منعدما أما عن الكتب العربية عن هذا البرنامج وعن البرامج العالمية الأخرى فتظل منعدمة تماما ، ومن هنا بدات فكرتنا في هذه السلسلة التي تقوم بشرح اهم البرامج المحاسبية العالمية لتكون لدى المحاسب المتخصص والمبرمج العربي وأصحاب المؤسسات والشركات فكرة كافية عن هذه البرنامج وكيفية عملها .
اهداف سلسلة كتاب البرامج المحاسبية :
· تطوير قدارات المحاسبين والاداريين بفهم طريقة عمل الانظمة العالمية للمحاسبة.
· تطوير العمل المحاسبي المحلي مع ما يتناسب مع العمل المحاسبي العالمي.
· اكساب المشاركين في الدورة الثقة بالتعامل مع الانظمة المحاسبية العالمية.
· معرفة واستخدام اهم مميزات برنامج QuickBooks.
· الطريقة الصحيحة لاستخدام برامج الـQuickBooks.
برامج الـQuickBooks
البرنامج من اصدار شركة Intuit وهو من عائلة برامجها وهناك عدة اصدارات للـ QuickBooks منها :
- QuickBooksSimple Start
- QuickBooks Pro
- QuickBooks Premier - Industry-specific Tools
- QuickBooks Enterprise
وتعتبر اصدارة Enterprise اشملها وقد تعودت الشركة أن تحدث اصداراتها كل عام لكن الاصدارات من 2002 الى 2007 تتشابه الى حد بعيد .
وستكون جولتنا في هذا الكتاب مع اصدارة QuickBooksPremier2006 إلا أنك سوف تستفيد من هذا الكتاب مع جميع اصدارات البرنامج.
ويعتبر البرنامج مناسب للمؤسسات والشركات والمنظمات الربحية وغير الربحية ويعتبر من فئة البرامج المالية المستهدفة للشركات والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة (عدد محاسبيها من 1 الى 20 محاسب).
نظرة عامة للبرنامج :
يزودنا QuickBooks Premier بسجلات واستمارات لتلبية الوظائف الجوهرية للدفاتر المالية: دفتر الأستاذ العام (General Ledger)، والحسابات الدائنة والمدينة (Accounts Receivable and Payable)، والمستودعات (Inventory)، والرواتب والأجور (Payroll). كما تزوّدنا أيضاً بإمكانات في مجال الفوترة الزمنية (Time Billing)، وتتبّع المشاريع (Project Tracking)، وإدارة الأصول الثابتة (Fixed-AssetManagement) .
ومخطط السيولة النقدية على المدى القصير، ودعم عدة أسعار لكل من الزبائن والأعمال.
تقوم ميزة EasyStep في برنامج QuickBooks باصطحابك عبر الخطوات اللازمة لإنشاء ملفات شركتك.كما يساعدك البرنامج على إعداد أعمالك وأفضليات البرنامج، وبناء ملفات للأفراد والبنود، وملء بعض التفاصيل المالية الإضافية.
أسّست شركة Intuit بنية شاشة العمل منذ بضعة سنوات خلت منذ الثمانينات، وتمكّنت هذه البنية من خدمة برنامج QuickBooks بشكل جيد. .
أسّست شركة Intuit بنية شاشة العمل منذ بضعة سنوات خلت منذ الثمانينات، وتمكّنت هذه البنية من خدمة برنامج QuickBooks بشكل جيد. .
ويمكنك التنقّل بسهولة بين عناصر الملاحة Navigators (شركات، باعة، موظفين، وهكذا)، التي تعرض مجموعة متنوعة من البيانات والأدوات المرتبطة بكل منها. ويبيّن المخطط النهجي المتفاعل كيفية سير التعاملات المالية لجميع العمليات الرئيسية في كل مجال من المجالات، مع وجود وصلات تشعبية للوظائف المستخدمة بكثرة. وتتوفر العديد من التقارير، إضافة إلى وصلات للنشاطات المتعلقة بها. كما يوجد شريط أيقونات قابل للتصميم حسب الطلب، من أجل تسهيل ملاحة البرنامج بشكل أكبر.
عندما تصبح جاهزاً للعمل، فإن عمق برنامج QuickBooks وطريقة تصميمه تساعدك على زيادة سرعة إنجاز السجلات المحاسبية. وبعيداً عن عرض قائمة الأشخاص والبنود، يمكنك استخدام قوائم متخصصة لتعمل مع السجلات بحد ذاتها، وإدخال التعاملات المالية المتعلقة بتلك المجموعة، وتشغيل التقارير اللازمة. وتعتبر هيئات السجلات مسبقة الصنع (بنود، موظفين، زبائن، باعة،أعمال) ملائمة لتتبّع التفاصيل البارزة، مع توفر العديد من الحقول المخصصة لذلك.
تم دمج المستويات الجديدة لسعر كل بند من البنود مع مرونة جديدة في عملية التسعير يمكنك إنشاء حتى 100 مستوى مختلف للأسعار بالنسبة للزبائن أو الأعمال.كما أن استمارات التعاملات المالية مصممة للعمل بشكل سريع وبسيط، ويحقق البرنامج هذين الهدفين بشكل جيد. ويمكنك بسهولة تغيير بعض الصفات الأساسية للاستمارات، أو يمكنك اللجوء إلى تصميم جديد لإعادة بناء الاستمارات بشكل أوسع. كما توجد أدوات جديدة لتتبّع الأصول الثابتة.
يقدّم برنامج QuickBooks مجموعة كاملة من تقارير الأعمال القياسية. ويمكنك فلترة البيانات التي تظهر في التقارير، والغوص في خط البنود من أجل رؤية التعاملات المطلوبة. ويمكنك أيضاً إرسال التقارير بالبريد الإلكتروني، وتصديرها إلى برنامج إكسل.
يعتبر مخطط سريان السيولة النقدية لمدة ستة أسابيع، والذي يستخدم سيناريوهات "ماذا لو"، من المزايا الجديدة . ويمكن الوصول عن بعد إلى هذه البيانات، وإلى البيانات الأخرى في البرنامج.
الباب الأول اعداد البرنامج واستخدام المعالج
ستتعلم في هذا الباب :
§ اعداد برنامج كويك بوكس المالي على جهازك.
§ اعداد الكراك والتسجيل
§ انشاء شركة جديدة Create a new company
§ أسئلة معالج اعداد الشركة EasyStep Interview
§ اعداد حسابك المصرفي Setting Up a Bank Account
§ اعداد حسابات منصرفات شركتك Setting Up Expense Accounts
§ اعداد حسابات الدخل (الايراد ) Income Account
اعداد برنامج كويك بوكس المالي:
1- ادخل الاسطوانة في محرك الاقراص الصلبة
2- واضغط على Install. سيظهر لك معالج الاعداد .
3- اضغط على زر Next – التالي- لتجري عملية الاعداد.
4- ستظهر لك شاشة الاتفاقية اختر الخيار Accept.
5- اضغط على Next لتواصل عملية الاعدا
6- ادخل رقم الترخيص الذي ستجده في الاسطوانة المرفقة مع الكتاب.
7- اضغط Next.
8- اذا لم تكن عندك نسخة سابقة من الكويك او اردت انشاء نسخة جديدة سيظهر لك الخيار الاول .
9- اذا كنت تريد تغير دليل الاعداد الافتراضي اضغط على هذا الزر وحدد المكان الذي تريد ان يتم فيه تنزيل البرنامج.
10- اذا كان عندك نسخة سابقة واردت تطويرها الى النسخة الاحدث اختر مكان النسخة السابقة التي تريد تطويرها.
11- الغ الخيار اذا كنت لا تريد ان ان تظهر لك رموز البرنامج وبرامج الدعم في سطح المكتب
12- اضغط Next
13- اضغط Install
14- عند نهاية الاعداد فان جهاز كمبيوترك سيعمل اعادة تشغيل .
اعداد الكراك :
اذا لم تسجل البرنامج عند الشركة فان البرنامج سيعمل لفترة مؤقتة فقط ولتتجاوز ذلك انسخ محتويات المجلد Crack وضعه في داخل المجلد الذي اعددت به البرنامج ستخرج رسالة لتاكيد انك تريد استبدال الملفات فاضغط التاكيد Ok.
انشاء شركة جديدة Create a new company
ان التخطيط الجيد لاي عمل يعطي نتائج جيدة وكذلك هنا لابد ان تخطط للبيانات المالية لشركتك بكفاءة ويساعدك المعالج الموجود في برنامج QuickBooks على ذلك بخطوات سهلة فإن الاسئلة التي سيسألك اياها المعالج تساعدك كثيرا في اعداد بيانات شركتك يعرف هذا المعالج بـ (EasyStep Interview) .
لنبدأ خطوات عمل شركة جديدة:
1- اختار خيار Create A New Company File من شاشة الترحيب التي ستظهر لك عند فتح البرنامج .
2- اضغط الزر ٍStart Interview
3- ادخل اسم شركتك Company Name والاسم القانوني Legal name
4- ادخل رقم الفيدرالي التعريفيfederal identification (هذا خاص بالنظام الامريكي والكندي)
5- ادخل العنوان ورقم التلفون والمعلومات الضرورية لشركتكaddress, phone number .
6- اضغط Next
7- هذا الخيار افتراضي ادخال اسم مدير النظام ورقم السر administrator password
8- ادخل اسم ملف بيانات شركتك . filename for NewCompany
9- اضغط Save.
أسئلة معالج اعداد الشركة :
في معالج اعداد الشركة ستسأل اسئلة تساعد في اعداد بياناتك وهناك أسئلة أساسية يجب ان تجيب عليها أغلب الاسئلة الإجابة عليها بنعم او لا انظر إلى بعض الاسئلة التي ستقابلها :
1- حدد نوعية عملك من القائمة .
Select your industry: Choose from a list of sample industry choices.
2- هل تبيع منتجات ام انك بيع خدمات ام كلا الاثنين ؟
What do you sell? Indicate if you sell services, products, or both.
3- كيف تسجل عمليات بيعك هل بصورة يومية كقيد يومية او اسبوعية ام تستعمل نقاط البيع؟
How will you enter your sales in QuickBooks? Indicate if you record your sales individually, as a daily or weekly summary, or if you use QuickBooks as a point of sale program.
4- هل تبيع بعض المنتجات او الخدمات في الانترنت او تخطط لذلك في المستقبل ؟
Do you sell products online? Yes, no, or maybe in the future
5- هل تحسب ضريبة للمبيعات ؟
Do you charge sales tax?
6- هل تريد للبرنامج ان يعمل لك تقديرات ؟
Do you want to create estimates in QuickBooks
7- هل تريد متابعة طلبات البيعات قبل فاتورة زبائنك؟
Do you want to track sales orders before you invoice your customers?
8- هل تريد استخدام ايصالات البيع (البيع النقدي) في البرنامج ؟
Do you want to use sales receipts in QuickBooks
9- هل تريد استخدام بيانات الفواتير او المطالبات في برنامج الكويك بوكس؟
Do you want to use billing statements in QuickBooks
10- هل تريد استخدام الفواتير في البرنامج ؟
Do you want to use invoices in QuickBooks?
11- هل تريد من البرنامج متابعة فواتيرك المطلوبة منك ؟
Do you want to keep track of bills you owe
12- هل تريد متابعة المخزون؟
Do you want to track inventory in QuickBooks
13- هل تقبل وتتعامل ببطاقات الائتمان او تنوي ذلك في المستقبل؟
Do you accept credit cards? Yes, no, or maybe someday
14- هل تريد متابعة الوقت ؟
Do you want to track time in QuickBooks
15- هل لك مستخدمون (موظفون)؟
Do you have employees
القوائم التي ممكن ان تدخلها في معالج اعداد الشركة :
- قائمة الزبائن Customer list: الزبائن هم العملاء الذين تتعامل معهم بانتظام وتريد ان تسجل عملياتهم المالية مطالبتهم وفواتيرهم ما الذي اشنرواهم كم دفعوا كم تبقى لهم بما يدنون ..الخ لذلك القائمة تعطيك معلومات عن الزبائن اسماءهم عناوينهم أي معلومات ضروية .
-قائمة المخزون Inventory list: المنتجات التي تخزنها كلفتها كمياتها الحد الادنى الذي تريدها في المخزن الى غير ذلك .
- قائمة الموردون Vendor list الذي تشتري منهم او الجهات الحكومية التي تطلبك كالزكاة تحتاج لتخزين المعلومات عنهم كاسماءهم وعناوينهم وارقام تلفوناهم وبريدهم الالكتروني وغير ذلك .
ادخل تاريخ البداية Entering a Start Date :
ليس من الضروري أن تدخل تاريخ بداية عملك بتاريخ اليوم او بالتاريخ الذي اعددت به البرنامج فالمراد بتاريخ البداية التاريخ الذي تريد ان تتابع فيه صفقاتك وعملياتك المالية ومن الافضل ان يكون تاريخ البداية بداية السنة او نصفها او الربع الاول او الاخير من السنة فإذا كنت اسست شركة منذ فترة قريبة وقد سجلت كل صفقاتك المالية فيمكنك جعل اليوم الذي فتحت به الشركة تاريخ بداية العمل مع انزال كل الصفقات المالية التي سجلتها الى البرنامج او يمكنك ادخال تاريخ بداية البرنامج على أن تدخل الأرصدة الفترة السابقة لعملك بالبرنامج كارصدة افتتاحية .
1- ادخل تاريخ البداية الذي تختاره .
3- اضغط Next
اعداد حسابك المصرفي Setting Up a Bank Account :
مهما كان نوع عملك فالغالب ان لديك حساب في احد البنوك او عدة بنوك تودع فيها ايراداتك وتدفع منه بعض منصرفاتك وتغذي منه الخزينة إلى غير ذلك من الاعمال في معالج اعداد الشركة يساعدك في اعداد هذا الحساب .
تنبيه :حساب البنوك يشمل حساب الخزينة (النقدية) كما يشمل حساب البنوك.
1- ادخل اسم حسابك المصرفيname of your bank account يمكن ان يكون اسم الحساب باسم البنك نفسه مثال : "بنك ام درمان الوطني- فرع البرلمان-جاري محلي " او تسمي الحساب باي اسم تريد ويسهل عليك وعلى الادارة فهم التقارير
2- ادخل رقم حساب البنك. bank account number
3- اختر هل فتحت هذا الحساب قبل او بعد تاريخ البداية الذي حددته.
4- اضغط Next
5- اذا اشرت ان حسابك في البنك فتحته قبل تاريخ البداية الذي حددته فحدد تاريخ اخر كشف حساب استلمته قبل تاريخ البداية للعمل الذي حددته في البرنامج . اما اذا اشرت الى ان الحساب انشأته بعد تاريخ البداية فسيعتبر البرنامج ان اخر كشف حساب هو تاريخ بداية عملك الذي حددته للبرنامج .
6- ادخل مبلغ رصيد اخر كشف حساب استلمته اذا الحساب منشأ قبل تاريخ بداية العمل . وادخل 0 (صفر) اذا كان الحساب منشأ بعد تاريخ البداية لعملك .
7- اضغط Next .
اعداد حسابات منصرفات شركتك Setting Up Expense Accounts
يساعدك معالج اعداد الشركة او ما يعرف بـ(EasyStep Interview) لاعداد حسابات منصرفات شركتك كما يعطيك حسابات افتراضية لحسابات منصرفاتك حسب نوع العمل الذي اخترته في بداية المعالج قد لا تحتاج لهذه الحسابات في عملك يمكنك ازالته بعد انتهائك من المعالج كما ستعرف في انشاء وحذف الحسابات. وقد يكون عندك حسابات اخرى تريد أن تضيفها يمكنك المعالج من ذلك فلنتابع كيف نفعل ذلك :
1-تصفح الحسابات الافتراضية التي انشأها البرنامج لحسابات منصرفاتك واعرف ماتحتاج اليه او لا تحتاجه إذا كانت هذه القائمة مناسبة مع حسابات منصرفات عملك فيمكنك الضغط على موافق ثم اذا كان هناك ثم تعديلات قليلة يمكنك اضافتها بعد الانتهاء من المعالج كما ستتعمل في الدروس اللاحقة .
2-اختر موافق لتوافق على قائمة الحسابات الافتراضية
3- اختر لا اريد ان انشأ حساباتي بنفسي
4- اضغط Next لتستمر .
اعداد حسابات الدخل (الايراد ) Income Accounts
يسهل لك المعالج اعداد قائمة حسابات ايراداتك حساب الايرادات هي الحسابات التي تسجل فيه دخل شركتك ويعطيك البرنامج حسابات افتراضية لحسابات الايراد كما في المنصرفات يمكنك اما اختيار القائمة الافتراضية او انشاء الحسابات التي تريدها .
1- استعرض قائمة الحسابات الافتراضية التي انشأها البرنامج ويمكنك مغادرة المعالج بالضغط على Leave لتعود في مرة اخرى.
2- اختر accept لتوافق على قائمة الحسابات الافتراضية .
3- اختر No اذا اردت انشاء حسابات بنفسك .
4- اضغط Next
عندما تنتهي من اخر شاشة في المعالج اضغط على الزر Finish وبهذا نكون قد اتممنا اعداد معالج الشركة .
الباب الثاني : الاساسيات في برنامج QuickBook
ستتعلم في هذا الباب :
§ تحرير واضافة الحسابات Adding accounts
§ قائمة انواع الحسابات في برنامج QuickBook
§ انواع حسابات الايرادات والمنصرفات Income and expense
§ لإنشاء حساب جديد
§ اضافة وتحرير الـItem (البنود او المواد)
§ (انواع البنود- المواد)Types of Items
§ تعريف زبون Customer جديد
§ تعريف مورد جديد Adding Vendors
§ التصنيف classes
§ اعداد التصنيفات الاضافية للعمليات المالية: Classes
§ اعداد حسابات الدخل (الايراد ) Income Accounts
1-1تحرير واضافة الحسابات Adding accounts:
عند اعداد ملف شركتك (وهو ماذكرناه في الباب السابق ) يعطيك البرنامج بعد سؤالك عن نوع عملك يعطيك دليل محاسبي افتراضي به انواع معينة من الحسابات باللغة الانجليزية يمكن ان تكون هذه الحسابات غير ملبية تماما لاعمالك وتريد اضافة حسابات اخرى أو انك تريد تغير بعضها او تحذف بعضا منها أو تريد أن تكتبها باللغة العربية .
|
يجب ان تعلم : هناك نوعان رئيسيان من الحسابات في برنامح QuickBooks
1- حسابات الميزانية 2- حسابات الايرادات والمنصرفات
|
قائمة انواع الحسابات في برنامج QuickBook
انواع حسابات الميزانيةBlance sheetوهي عشرة انواع:
· Bank: حسابات البنوك او الخزينة او النقد اليومي تدخل تحت هذا النوع
· Accounts receivable : (الذمم المدينة) وغالبا في اكثر الشركات تحتاج الشركات لحساب ذمم مدينة واحد وهو الحساب الذي يتعلق بالصفقات المالية التي تدين بها للزبائن وتتعلق بالفواتير والسداد وايداعات السداد والمرتجعات.
· Other current asset (الاصول المتداولة)
· Fixed asset (الاصول الثابتة)
· Other asset (الاصول الاخرى)
· Accounts payable (الذمم الدائنة)
· Credit card (بطاقات الائتمان)
· Current liability (المطلوبات الحالية ) وهي المطلوبات التي من المفترض ان تدفعها خلال سنة واحدة مثل الضرائب والتامين .
· Long-term liability (المطلوبات طويلة الاجل)
· Equity (حقوق الملكية) : وتشمل راس المال ، والارباح غير الموزعة.
انواع حسابات الايرادات والمنصرفات Income and expense وهي اربعة :
· Income (الايراد) : ويعني به مصدر الدخل الرئيس لمؤسستك
· Other Income (ايرادات اخرى)
· Expense (المنصرفات)
· Other Expense (منصرفات اخرى)
· Cost of Goods sold (تكلفة البضاعة المباعة ): وهي تكلفة البضاعة المعدة للبيع.
لإنشاء حساب جديد:
1. افتح نافذة مخطط الحسابات وذلك بذهابك الى القوائم – قائمة Company menu(قائمة الشركة) وحدد Chart of Accounts (مخطط الحسابات او دليل الحسابات) .
· افتح نافذة مخطط الحسابات وذلك بذهابك الى القوائم – قائمة Company menu (قائمة الشركة) وحدد Chart of Accounts (مخطط الحسابات او دليل الحساباإA
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
التصنيفات : غير مصنف | أرسل الإدراج | دوّن الإدراج