* مقدمــــــــــــــــــة :
نظام المعلومات يعتبر نظاما فرعيا داخل نظام رئيسي ، وهو منشأة ألأعمال أو الشركة . وأن ألأجزاء أو النظم الفرعية ألأخرى للمنشأة وبيئتها الخارجية يمثلان البيئة لنظام المعلومات .هذه البيئة يجب دراستها لمعرفة العوامل والظروف المختلفة التي تؤثر في نجاح نظام المعلومات في تأدية وظيفته ولفهم الدور الذي يقوم به هذا النظام في المنشاة .
* الخصائص ألأساسية للمنشاة الحديثة :
قبل مناقشة طبيعة ألعمل يجدر بنا أن نفحص أولاً بعض الخصائص ألأساسية التي تميز المنشآت الحديثة والتي كان لها أثر كبير في تطور نظم المعلومات وزيادة الحاجة إلي كميات وأنواع أفضل من المعلومات .
أهم هذه الخصائص ما يلي :
1. نمو في حجم المنشاة :
لا يقارن حجم المنشاة الحديثة في الوقت الحاضر بما كان عليه هذا الحجم منذ قرن أو اثنين مضيا . فالمنشأة تنمو بسرعة سواء من ناحية عدد موظفيها أو الذين يعملون بها ، أو عدد عملائها، أو حجم مبيعاتها ، أو قيمة ألأصول والمصادر ألاقتصادية ألأخرى التي تملكها . والنمو في حجم المنشاة كان له أثر في شكل الهيكل التنظيمي وفي نوع العلاقات الداخلية بها ، وأيضا هذا النمو في الحجم وما يتبعه من تغير في العلاقات الداخلية أثرا بدرجة كبيره في كمية المعلومات التي تحتاج إليها المنشأة لتحقيق التنسيق المطلوب بين أجزائها ولحل هذه المشاكل ألإدارية المختلفة .
2. تنوع في العمليات والنشاط :
تميل المنشآت الحديثة نحو تنويع منتجاتها والقيام بعدة أنشطة في مجالات مختلفة . أي أن هناك اهتماما ما مستمراً من جانب المنشآت نحو التوسع ألأفقي والتكامل الراسي ، فالشركة من ناحية تتوسط بإنتاج كميات أكب من السلع التي تتخصص فيها وذلك لتغطية مساحة اكبر من السوق ومن ناحية أخري نجد أن المنشاة الحديثة تحاول أن تعتمد علي نفسها في كل العمليات المتصلة بالسلع التي تنتجها من المستهلك النهائي . كذلك نجد أيضاً أن بعض الشركات ألكبري تضيف إلي خطوط إنتاجها ونشاطها اونواعاً جديدة من السلع ليس لها أصلاً علاقة بما كانت تنجه الشركة من قبل .
هذا التنوع في المنتجات والعمليات والنشاطات يؤدي إلي تعقيد العملية الإدارية ويزيد من الحاجة إلى الخبرات والمعلومات التي يوفرها نظام المعلومات في المنشاة .
3. زيادة التخصيص وتقسيم العمل داخل المنشاة :
أحدي الخصائص الهامة في المنشآت الحديثة هي زيادة التخصيص في مجالات عمل كثيرة وظهور أنواع من الوظائف لم تكن موجودة من قبل . فالتعقيد في عمليات المشروع والنمو في حجم المنشاة والزيادة السريعة في استخدام الآلات وطرق الإدارة الحديثة ، كل ذلك قد أدي إلي ضرورة تقسيم العمل بين الموظفين ووضع تخصصات معينة في أنواع كثيرة من مجالات العمل .
وزيادة التخصيص وتقسيم العمل يؤديان بالطبع إلي زيادة حجم الاتصالات الداخلية في المنشاة من اجل تبادل المعلومات وتحقيق التنسيق المطلوب في العمل .
4. تعدد ألأهــــــداف :
تشعر المنشآت الحديثة بأنها جزء من المجتمع وبالتالي عليها أن تساهم في تحقيق أهدافه القومية . فالمنشأة لم يعد هدفها الوحيد اكبر قدر من الربح بل هناك أهداف أخري لا تقل أهمية عن الربح ، مثل تقليل التكاليف ومنع ألإسراف ، وتحسين الجودة ، تحسين الإنتاجية ، إرضاء المستهلكين