نظم وتكنلوجيا المعلومات

دور نظم المعلومات في منشآت الأعمال(1-2)

محمود محمداحمد حامد علي — Wed, 12 Oct 2011 16:33:05 +0000

* مقدمــــــــــــــــــة :

نظام المعلومات يعتبر نظاما فرعيا داخل نظام رئيسي ، وهو منشأة ألأعمال أو الشركة . وأن ألأجزاء أو النظم الفرعية ألأخرى للمنشأة وبيئتها الخارجية يمثلان البيئة لنظام المعلومات .هذه البيئة يجب دراستها لمعرفة العوامل والظروف المختلفة التي تؤثر في نجاح نظام المعلومات في تأدية وظيفته ولفهم الدور الذي يقوم به هذا النظام في المنشاة .

* الخصائص ألأساسية للمنشاة الحديثة :

قبل مناقشة طبيعة ألعمل يجدر بنا أن نفحص أولاً بعض الخصائص ألأساسية التي تميز المنشآت الحديثة والتي كان لها أثر كبير في تطور نظم المعلومات وزيادة الحاجة إلي كميات وأنواع أفضل من المعلومات .

أهم هذه الخصائص ما يلي :

1. نمو في حجم المنشاة :

لا يقارن حجم المنشاة الحديثة في الوقت الحاضر بما كان عليه هذا الحجم منذ قرن أو اثنين مضيا . فالمنشأة تنمو بسرعة سواء من ناحية عدد موظفيها أو الذين يعملون بها ، أو عدد عملائها، أو حجم مبيعاتها ، أو قيمة ألأصول والمصادر ألاقتصادية ألأخرى التي تملكها . والنمو في حجم المنشاة كان له أثر في شكل الهيكل التنظيمي وفي نوع العلاقات الداخلية بها ، وأيضا هذا النمو في الحجم وما يتبعه من تغير في العلاقات الداخلية أثرا بدرجة كبيره في كمية المعلومات التي تحتاج إليها المنشأة لتحقيق التنسيق المطلوب بين أجزائها ولحل هذه المشاكل ألإدارية المختلفة .

2. تنوع في العمليات والنشاط :

تميل المنشآت الحديثة نحو تنويع منتجاتها والقيام بعدة أنشطة في مجالات مختلفة . أي أن هناك اهتماما ما مستمراً من جانب المنشآت نحو التوسع ألأفقي والتكامل الراسي ، فالشركة من ناحية تتوسط بإنتاج كميات أكب من السلع التي تتخصص فيها وذلك لتغطية مساحة اكبر من السوق ومن ناحية أخري نجد أن المنشاة الحديثة تحاول أن تعتمد علي نفسها في كل العمليات المتصلة بالسلع التي تنتجها من المستهلك النهائي . كذلك نجد أيضاً أن بعض الشركات ألكبري تضيف إلي خطوط إنتاجها ونشاطها اونواعاً جديدة من السلع ليس لها أصلاً علاقة بما كانت تنجه الشركة من قبل .

هذا التنوع في المنتجات والعمليات والنشاطات يؤدي إلي تعقيد العملية الإدارية ويزيد من الحاجة إلى الخبرات والمعلومات التي يوفرها نظام المعلومات في المنشاة .

3. زيادة التخصيص وتقسيم العمل داخل المنشاة :

أحدي الخصائص الهامة في المنشآت الحديثة هي زيادة التخصيص في مجالات عمل كثيرة وظهور أنواع من الوظائف لم تكن موجودة من قبل . فالتعقيد في عمليات المشروع والنمو في حجم المنشاة والزيادة السريعة في استخدام الآلات وطرق الإدارة الحديثة ، كل ذلك قد أدي إلي ضرورة تقسيم العمل بين الموظفين ووضع تخصصات معينة في أنواع كثيرة من مجالات العمل .

وزيادة التخصيص وتقسيم العمل يؤديان بالطبع إلي زيادة حجم الاتصالات الداخلية في المنشاة من اجل تبادل المعلومات وتحقيق التنسيق المطلوب في العمل .

4. تعدد ألأهــــــداف :

تشعر المنشآت الحديثة بأنها جزء من المجتمع وبالتالي عليها أن تساهم في تحقيق أهدافه القومية . فالمنشأة لم يعد هدفها الوحيد اكبر قدر من الربح بل هناك أهداف أخري لا تقل أهمية عن الربح ، مثل تقليل التكاليف ومنع ألإسراف ، وتحسين الجودة ، تحسين الإنتاجية ، إرضاء المستهلكين ، التنوع في المنتجات ، تشغيل اكبر عدد ممكن من الموظفين والعمال وإرضائهم ، والمساهمة في تحقيق الرخاء الاقتصادي للمجتمع بصفة عامة . كل هذه الأهداف تحتاج إلي معلومات حتى يمكن وضع الخطط واتخاذ الخطوات اللازمة نو تحقيقها .

5. التغير ومتطلبات البيئة الخارجية :

تتأثر المنشأة بكل العوامل والمتغيرات في البيئة الخارجية المحيطة بها . فالظروف السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية للدولة وما يحدث فيها من تغيرات تؤثر في القدرات والسياسات التي تتبعها الشركة ، وعلي إدارة المنشأة أن تكون علي دراية كافية بهذه الظروف وما يحدث فيها من تغيرات حتي يمكن أن تتخذ الخطوات الضرورية لملائمة عملياتها ونظامها لتتمشي مع هذه التغيرات وتلك الظروف .

* المنشاة كنظام :

تعتبر نظرية النظم انسب ألأساليب لفهم طبيعة المنشاة . غير أنه يجب نحدد ألأجزاء المناسبة التي تتكون منها المنشأة ونحدد أيضا نوع العلاقات التي تربط هذه ألأجزاء ببعضها البعض وتربط المنشاة كوحدة متكاملة أو نظام كامل بالبيئة الخارجية المحيطة بالمنشأة .

* العناصر ألأساسية لتي تتكون منها أي منشأة :

أ. بيئة خارجية .

ب. أهداف وإمكانيات .

ج. المنشأة بأجزائها المختلفة ( مراكز قرارات ، مراكز تنفيذ ، مراكز معلومات) .

- أولاً : البيئة الخارجية :

أي نظرية أو نموذج عن طبيعة منشاة ألأعمال لا بد أن يأخذ في ألاعتبار البيئة الخارجية المحيطة بالمنشاة ، وذلك لأجل معرفة نوع التفاعل بين العناصر التي تتكون منها البيئة الخارجية وبين أجزاء المنشأة . فالمنشاة تؤثر بالبيئة الخارجية تتشكل وتساهم في تشكيل البيئة الخارجية .

البيئة الخارجية المحيطة بالمنشأة تتكون من عدة عناصر :

عملاء أو مستهلكين ، موزعين، دائنين ، مستثمرين ، شركات منافسة ، هيئات حكومية مختلفة ، اتحادات عمال ، والرأي العام .

وكل عنصر من هذه العناصر مزيج من عوامل وعلاقات ومؤثرات اقتصادية واجتماعية وسياسية مختلفة .

وتؤثر البيئة الخارجية في المنشأة بعدة صور مختلفة ، فالبيئة الخارجية تمد المنشأة برأس المال والقروض اللازمة للاستثمار ، وتمدها أيضا بالخدمات المختلفة والمواد الخام والسلع نصف المصنوعة . والبيئة الخارجية أيضا تساعد علي تصريف منتجات الشركةً ، وهي التي تقوم أيضا بشراء أو استهلاك هذه المنتجات .

البيئة الخارجية أيضا بظروفها الاقتصادية والسياسية تؤثر في سياسات وقرارات الشركة . فالظروف الإقتصادية والسياسية للدولة مثلا غالبا ما تفرض علي الشركة خطة استثمارية معينة تتلاءم مع ظروف الائتمان وألإفتراض الجارية حالة الطلب والعرض لمنتجات الشركة ، والأسعار السائدة في السوق المحلية والأسواق العالمية . أيضا السياسة ألاستثمارية للشركة يجب أن تكون في حدود الخطة العامة للدولة حتى يمكن للشركة أن تساهم في تحقيق ألأهداف القومية .

السياسات الإدارية ألأخرى للشركة تتأثر وتتشكل بظروف البيئة الخارجية فسياسة ألأجور تخضع لمدي توافر التخصصات والمهارات المطلوبة في البيئة كما تخضع للقوانين العامة للدولة . وسياسات ألأسعار تخضع لحجم الطلب علي منتجات الشركة ، وأذواق المستهلكين ن وقوة الشركات المنافسة ، وكذلك لتوجيهات وسياسات السلطة التنفيذية في الدولة . وسياسات الشراء تخضع لظروف السوق ومد توافر المواد الخام . يمكن أن نجد أن كل سياسة أو قرار يمكن أن يتخذ في المنشاة لا بد أن يأخذ في ألإعتبار البيئة الخارجية .

المنشأة أيضا تؤثر وقادرة علي المساهمة في تشكيل البيئة الخارجية . فالمنشأة هي الوسيلة لتقدم المنشاة . وهي أحد أجزاء هذه البيئة . يمكن للمنشاة أن تساهم في رفع مستوي المعيشة في المجتمع بإنتاج كميات أكبر من السلع وبأسعار أقل بتشغيل أكبر عدد من العمال ، وبتوفير أنواع مختلفة من السلع والخدمات ، وبإجراء البحوث الفنية والتكنولوجية المختلفة التي تنهض بالمستوي الاقتصادي للدولة . أيضاً المنشاة يمكنها أن تساهم في المشروعات الاجتماعية المختلفة ( مثل المدارس ، والمستشفيات) بتقديم التبرعات اللازمة .

كما أن المنشأة بما تحققه من أرباح وما تدفعه من ضرائب تساعد الحكومة علي القيام بمشروعات الخدمات المطلوبة في البيئة .

- ثانياً: ألأهــــداف والإمكانيات:

القول بأن المنشأة نظام يتبعه بالضرورة تحديد الهدف أو ألأهداف التي يسعي هذا النظام إلي تحقيقها . وأهداف المنشاة تعبر عن النتائج – ألأغراض أو الغايات التي يرغب النظام وأجزاؤه المختلفة في الوصول إليها . وتحدد ألأهداف الرسالة التي تؤديها المنشاة في المجتمع الذي توجد فيه ، وتحدد أيضاً سلوك المنشأة والدور الذي تقوم به نحو البيئة الخارجية .

أهداف المنشاة قد تكون بجانب تحقيق عائد علي رأس المال ، توفير ضمان جو مناسب للعمل بالنسبة للموظفين والعمال ، تحقيق نمو سريع في الإنتاج والمبيعات ، أو زيادة الإنتاجية ورفع مستوي الكفاءة في المنشاة . والأهداف لا تكون أبداً واحدة لكل المشروعات . ودائما تتغير وتتبدل وتتطور بتغير الظروف والعوامل التي تمر بها المنشأة ، وبتغير الظروف في البيئة الخارجية .

ألإمكانيات تمثل كل الموارد والظروف والعوامل التي تحدد مستوي ألأداء الذي تحققه المنشأة . والإمكانيات قد تكون موارد وعوامل مادية مثل الطاقة الإنتاجية والتسويقية للمنشأة من مباني ، وآلات ، أو موارد وعوامل غير مادية مثل السمعة الائتمانية للشركة ، خبرة وكفاءة الإدارة والموظفين والعمال ، الشهرة ، ألاسم التجاري للشركة .

نظم معلومات Information System

محمود محمداحمد حامد علي — Thu, 26 Aug 2010 06:27:11 +0000

نشأ علم نظم المعلومات كأحد افرع علم الحاسوب كمحاولة لفهم وفلسفة الإدارة التقنية داخل المنظمات والمؤسسات ، ثم تبلور ليصبح مجال رئيسي في الإدارة حيث تزايدات التاكيدات بانه مجال مهم للبحوث في الدراسات التجارية ، وهو يدرس في جميع الجامعات الكبري ، والمدارس التجارية في العالم .

ولقد باتت المعلومات وتقنية المعلومات في يزمنا هذا احد افرع علم الموارد الخمسة للمدراء لتشكيل المؤسسه الي جانب الموارد البشرية ، والموارد المالية ن والمواد الخام، والالات . وهنالك كثير من المؤسسات والشركات التي إستحدثت منصب رئيس قسم المعلومات والذي يوازي مناصب اخري مثل الرئيس التنفيذي ، ورئيس قسم المالية .

*مفهوم نظم المعلومات:Information System Concep

يمكن تعريف نظام المعلومات بأنه النظام الفرعي الذي يوجد بالمنشأة وتكون مهمته تجميع البيانات وتحويلها الي معلومات حسب اجراءات وقواعد محدده تساعد بها الإدارة وفئات اخري في إتخاذ القرارات التي تتعلق بالتخطيط والرقابة .

هناك بعض الأجزاء من هذا التعريف تحتاج منا الي تعليق …

* أولاً : نظام المعلومات مثل اي نظام اخر يعمل نحو تحقيق هدف معين او يقوم بنشاط محدد وهوامداد الفئات المختلفة بما تحتاجه من معلومات وفي الوقت الذي تحتاجها فيه وبالشكل والكمية المطلوبة . هذا الهدف في الحقيقة يميز نظام المعلومات عن غيره من النظم التي تتكون منها المنشأة . فنظام المعلومات مهمته أن يقوم بجمع البيانات من أجزاء المنشأة المختلفة او من خارجها ويحول هذه البيانات بإجراء عدة عمليات تشغيل عليها الي منتج معين نطلق عليه المعلومات .

* ثانيا : نظام المعلومات يعتبر نظاما فرعيا داخل نظام رئيسي هو المنشأة وكأي نظام اخر له بيئة محيطة تتمثل في النظم الفرعية الأخري داخل المنشأة ، وفي البيئة الخارجية للمنشأة ككل .

* ثالثا : يتكون نظم المعلومات من عدة نظم فرعية مثل نظام الحسابات المالية ، ونظام حسابات التكاليف ، ونظام الموازنات وهذه الأجزاء او النظم الفرعية يتم التنسيق بينها وتعمل حسب اجراءات وقواعد محدده . هذه الاجراءات والقواعد تحدد مهمة كل نظام وعلاقة كل جزء من اجزاء النظام بالنظم الاخري في المنشأة .

الاجراءات والقواعد تحدد ايضا الكيفية التي يؤدي بها كل نشاط وكل عملية داخل النظام فتحدد مثلاً نوع وطبيعة البيانات التي يجب جمعها والمصدر الذي منه يتم الحصول علي هذه البيانات وكيفية الحصول عليها والمسئول عن تجميع هذه البيانات وكيفية التصرف فيها بعد ذلك . كما تحدد الاجراءات ايضا نوع العمليات التي تجري علي البيانات ومواعيد القيام بها وكيفية مراجعتها ونوع المعلومات المطلوبة منها .

* رابعا : يعتمد نظام المعلومات علي مجموعة من المصادر والإمكانيات المادية وغير المادية ، وأهم المصادر المادية التي يعتمد عليها نظام المعلومات الحديث أجهزة الحاسب الآلي وملحقاتها المختلفة . أما المصادر غير الماديه فهي الخبره الفنيه والدراية العلمية التي يتمتع بها موظفو المنشاة فيما يتعلق بتشغيل البيانات وتوفير المعلومات .

* خامساً : نظام المعلومات يعتبر نظام خدمات داخل المنشأة وليس نظام إتخاذ قرارات . اي أن مهمة نظام المعلومات هي توفير المعلومات اللازمة للإدارة والفئات الأخري لتقوم ألأخيرة بتقييم هذه المعلومات وإستخدامها في إتخاذ القرارات او الرقابة .

هذا التحديد لطبيعة الخدمة التي يؤديها نظام المعلومات له دلالتان :

1. أن علي مدير نظام المعلومات دراسة العملية الإدارية ومعرفة طبيعة العمل الإداري داخل المنشأة حتي يمكنه تقدير احتياجات مستخدمي المعلومات وحتي يمكنه تحديد الوقت والشكل الذي تقدم فيه المعلومات .

2. أن عملية اتخاذ القرارات هي من سلطة الإداره العليا برغم من ما يحدث كثيراً من إشتراك مدير نظام المعلومات مع الإدارة في إتخاذ القرارات المهمة .

قبل الخوض في موضوع نظم المعلومات بشكل مفصل هناك مصطلحات اساسية ومهمة في نفس الوقت يجب علي القارئ الكريم معرفتها حتي يستطيع متابعة هذه الموضوع معنا وهو علي علم ودارية بما نقول ، ولمعرفة هذه المصطلحات تابع الفقرات التالية:

System Concept* مفهوم النظام :

النظام عباره عن مجموعة من الأجزاء المترابطة فيما بينها والتي تعمل مع بعضها البعض من أجل تحقيق هدف معين او مجموعة اهداف .

وهناك امثلة كثيرة للنظام مثلاً نجد أن الشركة تتكون من عدة نظم فرعية مثل : نظام الشراء ، ونظام البيع ، ونظام الأجور ، وهذه الأنظمة تعمل مع بعضها البعض، إذا لم تقوم بإنتاج سلع جيده لن تكن هناك عملية بيع وبالتالي لا تستطيع الإيفاء بإلتزاماتك إتجاه العالمين لديك نتيجة تراكم السلع ، إذن توفر سلع جيده = عملية بيع = وجود سيولة ، ويكون النظام حقق الهدف المنشود منه وهو وجود سيولة وتحقيق ربحية. وهذه مثال بسيط للنظام . واعظم مثال للنظام هو النظام الكوني ، أنظر الي تناسق الكون ، أنظر الي السماء حيث النجوم والقمر والشمس ، وكل يعمل حسب وقت محدد ومنظم ، حيث لا يسبق الليل النهار ، ولا الشمس مدركة للقمر ، ويا سبحان الله .

Data Concept* مفهوم البيانات:

البيانات عبارة عن مجموعة حقائق وارقام عن حدث او احداث معينه غير مرتبه ، وغير معده للإستخدام . ويتم جمع جمع البيانات او الحصول عليها لإحتمال إستخدامها في المستقبل . محتويات إستمارات فواتير البيع والشراء تعتبر امثلة من البيانات .

Information Concept* مفهوم المعلومات :

المعلومات عباره عن مجموعة بيانات مرتبة ومعدة للإستخدام بواسطة شخص معين في غرض معين وفي وقت محدد ومن شانها ان تزيد من معرفة الشخص المستخدم لها .

Amount Of Infprmation* قياس كمية المعلومات :

والسؤال الذي يتبادر الي ذهن كل منا هو هل هناك معيار كمي لقياس المعلومات ؟ يعني كيف استطيع أن أقيم المعلومات التي إكتسبتها ، او تحصلت عليها ، وكيف اعرف أن هذه المعلومات مفيده او اضافة لي جديد ؟

تقاس كمية المعلومات التي تنقلها الرسالة المعلوماتية ( التي تحوي معلومات) بمقدار ما تضيفه ما تضيفه من معرفة للشخص الذي يستلمها او يستخدمها . فإذا كانت معرفة الشخص بمحتويات الرسالة قبل تسلمها ضئيلة كانت كمية المعلومات المكتسبة عند تسلم الرسالة كبيرة . وإذا كان الشخص علي دراية كاملة بمحتويات الرسالة قبل تسلمها ، فإن كمية المعلومات المكتسبة تقترب من الصفر . ونظرية المعلومات هي الأداة التي تستخدم في قياس المعلومات التي تنقلها الرسائل المختلفة . وهي تتكون من مجموعة مبادئ ومعادلات رياضية لا يتسع المجدال هنا لشرحها.

برنامج QuickBook

محمود محمداحمد حامد علي — Tue, 06 Oct 2009 11:29:00 +0000

مقدمة:

يعتبر برنامجQuickBook من اكثر البرامج المالية شعبية في العالم حيث يقدر عدد مستخدميه في الولايات المتحدة فقط بـ 13 مليون مستخدم . وقد بدات كثير من الشركات والمنظمات في محيطنا العربي في استخدام هذا البرنامج إلا أن الدعم الفني العربي لهذا البرنامج يكاد يكون منعدما أما عن الكتب العربية عن هذا البرنامج وعن البرامج العالمية الأخرى فتظل منعدمة تماما ، ومن هنا بدات فكرتنا في هذه السلسلة التي تقوم بشرح اهم البرامج المحاسبية العالمية لتكون لدى المحاسب المتخصص والمبرمج العربي وأصحاب المؤسسات والشركات فكرة كافية عن هذه البرنامج وكيفية عملها .

اهداف سلسلة كتاب البرامج المحاسبية :

· تطوير قدارات المحاسبين والاداريين بفهم طريقة عمل الانظمة العالمية للمحاسبة.

· تطوير العمل المحاسبي المحلي مع ما يتناسب مع العمل المحاسبي العالمي.

· اكساب المشاركين في الدورة الثقة بالتعامل مع الانظمة المحاسبية العالمية.

· معرفة واستخدام اهم مميزات برنامج QuickBooks.

· الطريقة الصحيحة لاستخدام برامج الـQuickBooks.

برامج الـQuickBooks

البرنامج من اصدار شركة Intuit وهو من عائلة برامجها وهناك عدة اصدارات للـ QuickBooks منها :

QuickBooksSimple Start
QuickBooks Pro
QuickBooks Premier - Industry-specific Tools
QuickBooks Enterprise
وتعتبر اصدارة Enterprise اشملها وقد تعودت الشركة أن تحدث اصداراتها كل عام لكن الاصدارات من 2002 الى 2007 تتشابه الى حد بعيد .

وستكون جولتنا في هذا الكتاب مع اصدارة QuickBooksPremier2006 إلا أنك سوف تستفيد من هذا الكتاب مع جميع اصدارات البرنامج.

ويعتبر البرنامج مناسب للمؤسسات والشركات والمنظمات الربحية وغير الربحية ويعتبر من فئة البرامج المالية المستهدفة للشركات والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة (عدد محاسبيها من 1 الى 20 محاسب).

نظرة عامة للبرنامج :

يزودنا QuickBooks Premier بسجلات واستمارات لتلبية الوظائف الجوهرية للدفاتر المالية: دفتر الأستاذ العام (General Ledger)، والحسابات الدائنة والمدينة (Accounts Receivable and Payable)، والمستودعات (Inventory)، والرواتب والأجور (Payroll). كما تزوّدنا أيضاً بإمكانات في مجال الفوترة الزمنية (Time Billing)، وتتبّع المشاريع (Project Tracking)، وإدارة الأصول الثابتة (Fixed-AssetManagement) .

ومخطط السيولة النقدية على المدى القصير، ودعم عدة أسعار لكل من الزبائن والأعمال.

تقوم ميزة EasyStep في برنامج QuickBooks باصطحابك عبر الخطوات اللازمة لإنشاء ملفات شركتك.كما يساعدك البرنامج على إعداد أعمالك وأفضليات البرنامج، وبناء ملفات للأفراد والبنود، وملء بعض التفاصيل المالية الإضافية.
أسّست شركة Intuit بنية شاشة العمل منذ بضعة سنوات خلت منذ الثمانينات، وتمكّنت هذه البنية من خدمة برنامج QuickBooks بشكل جيد. .

ويمكنك التنقّل بسهولة بين عناصر الملاحة Navigators (شركات، باعة، موظفين، وهكذا)، التي تعرض مجموعة متنوعة من البيانات والأدوات المرتبطة بكل منها. ويبيّن المخطط النهجي المتفاعل كيفية سير التعاملات المالية لجميع العمليات الرئيسية في كل مجال من المجالات، مع وجود وصلات تشعبية للوظائف المستخدمة بكثرة. وتتوفر العديد من التقارير، إضافة إلى وصلات للنشاطات المتعلقة بها. كما يوجد شريط أيقونات قابل للتصميم حسب الطلب، من أجل تسهيل ملاحة البرنامج بشكل أكبر.

عندما تصبح جاهزاً للعمل، فإن عمق برنامج QuickBooks وطريقة تصميمه تساعدك على زيادة سرعة إنجاز السجلات المحاسبية. وبعيداً عن عرض قائمة الأشخاص والبنود، يمكنك استخدام قوائم متخصصة لتعمل مع السجلات بحد ذاتها، وإدخال التعاملات المالية المتعلقة بتلك المجموعة، وتشغيل التقارير اللازمة. وتعتبر هيئات السجلات مسبقة الصنع (بنود، موظفين، زبائن، باعة،أعمال) ملائمة لتتبّع التفاصيل البارزة، مع توفر العديد من الحقول المخصصة لذلك.

تم دمج المستويات الجديدة لسعر كل بند من البنود مع مرونة جديدة في عملية التسعير يمكنك إنشاء حتى 100 مستوى مختلف للأسعار بالنسبة للزبائن أو الأعمال.كما أن استمارات التعاملات المالية مصممة للعمل بشكل سريع وبسيط، ويحقق البرنامج هذين الهدفين بشكل جيد. ويمكنك بسهولة تغيير بعض الصفات الأساسية للاستمارات، أو يمكنك اللجوء إلى تصميم جديد لإعادة بناء الاستمارات بشكل أوسع. كما توجد أدوات جديدة لتتبّع الأصول الثابتة.

يقدّم برنامج QuickBooks مجموعة كاملة من تقارير الأعمال القياسية. ويمكنك فلترة البيانات التي تظهر في التقارير، والغوص في خط البنود من أجل رؤية التعاملات المطلوبة. ويمكنك أيضاً إرسال التقارير بالبريد الإلكتروني، وتصديرها إلى برنامج إكسل.

يعتبر مخطط سريان السيولة النقدية لمدة ستة أسابيع، والذي يستخدم سيناريوهات "ماذا لو"، من المزايا الجديدة . ويمكن الوصول عن بعد إلى هذه البيانات، وإلى البيانات الأخرى في البرنامج.

الباب الأول اعداد البرنامج واستخدام المعالج

ستتعلم في هذا الباب :

§ اعداد برنامج كويك بوكس المالي على جهازك.

§ اعداد الكراك والتسجيل

§ انشاء شركة جديدة Create a new company

§ أسئلة معالج اعداد الشركة EasyStep Interview

§ اعداد حسابك المصرفي Setting Up a Bank Account

§ اعداد حسابات منصرفات شركتك Setting Up Expense Accounts

§ اعداد حسابات الدخل (الايراد ) Income Account

اعداد برنامج كويك بوكس المالي:

1- ادخل الاسطوانة في محرك الاقراص الصلبة

2- واضغط على Install. سيظهر لك معالج الاعداد .

3- اضغط على زر Next – التالي- لتجري عملية الاعداد.

4- ستظهر لك شاشة الاتفاقية اختر الخيار Accept.

5- اضغط على Next لتواصل عملية الاعدا

6- ادخل رقم الترخيص الذي ستجده في الاسطوانة المرفقة مع الكتاب.

7- اضغط Next.

8- اذا لم تكن عندك نسخة سابقة من الكويك او اردت انشاء نسخة جديدة سيظهر لك الخيار الاول .

9- اذا كنت تريد تغير دليل الاعداد الافتراضي اضغط على هذا الزر وحدد المكان الذي تريد ان يتم فيه تنزيل البرنامج.

10- اذا كان عندك نسخة سابقة واردت تطويرها الى النسخة الاحدث اختر مكان النسخة السابقة التي تريد تطويرها.

11- الغ الخيار اذا كنت لا تريد ان ان تظهر لك رموز البرنامج وبرامج الدعم في سطح المكتب

12- اضغط Next

13- اضغط Install

14- عند نهاية الاعداد فان جهاز كمبيوترك سيعمل اعادة تشغيل .

اعداد الكراك :

اذا لم تسجل البرنامج عند الشركة فان البرنامج سيعمل لفترة مؤقتة فقط ولتتجاوز ذلك انسخ محتويات المجلد Crack وضعه في داخل المجلد الذي اعددت به البرنامج ستخرج رسالة لتاكيد انك تريد استبدال الملفات فاضغط التاكيد Ok.

انشاء شركة جديدة Create a new company

ان التخطيط الجيد لاي عمل يعطي نتائج جيدة وكذلك هنا لابد ان تخطط للبيانات المالية لشركتك بكفاءة ويساعدك المعالج الموجود في برنامج QuickBooks على ذلك بخطوات سهلة فإن الاسئلة التي سيسألك اياها المعالج تساعدك كثيرا في اعداد بيانات شركتك يعرف هذا المعالج بـ (EasyStep Interview) .

لنبدأ خطوات عمل شركة جديدة:

1- اختار خيار Create A New Company File من شاشة الترحيب التي ستظهر لك عند فتح البرنامج .

2- اضغط الزر ٍStart Interview

3- ادخل اسم شركتك Company Name والاسم القانوني Legal name

4- ادخل رقم الفيدرالي التعريفيfederal identification (هذا خاص بالنظام الامريكي والكندي)

5- ادخل العنوان ورقم التلفون والمعلومات الضرورية لشركتكaddress, phone number .

6- اضغط Next

7- هذا الخيار افتراضي ادخال اسم مدير النظام ورقم السر administrator password

8- ادخل اسم ملف بيانات شركتك . filename for NewCompany

9- اضغط Save.

أسئلة معالج اعداد الشركة :

في معالج اعداد الشركة ستسأل اسئلة تساعد في اعداد بياناتك وهناك أسئلة أساسية يجب ان تجيب عليها أغلب الاسئلة الإجابة عليها بنعم او لا انظر إلى بعض الاسئلة التي ستقابلها :

1- حدد نوعية عملك من القائمة .

Select your industry: Choose from a list of sample industry choices.

2- هل تبيع منتجات ام انك بيع خدمات ام كلا الاثنين ؟

What do you sell? Indicate if you sell services, products, or both.

3- كيف تسجل عمليات بيعك هل بصورة يومية كقيد يومية او اسبوعية ام تستعمل نقاط البيع؟

How will you enter your sales in QuickBooks? Indicate if you record your sales individually, as a daily or weekly summary, or if you use QuickBooks as a point of sale program.

4- هل تبيع بعض المنتجات او الخدمات في الانترنت او تخطط لذلك في المستقبل ؟

Do you sell products online? Yes, no, or maybe in the future

5- هل تحسب ضريبة للمبيعات ؟

Do you charge sales tax?

6- هل تريد للبرنامج ان يعمل لك تقديرات ؟

Do you want to create estimates in QuickBooks

7- هل تريد متابعة طلبات البيعات قبل فاتورة زبائنك؟

Do you want to track sales orders before you invoice your customers?

8- هل تريد استخدام ايصالات البيع (البيع النقدي) في البرنامج ؟

Do you want to use sales receipts in QuickBooks

9- هل تريد استخدام بيانات الفواتير او المطالبات في برنامج الكويك بوكس؟

Do you want to use billing statements in QuickBooks

10- هل تريد استخدام الفواتير في البرنامج ؟

Do you want to use invoices in QuickBooks?

11- هل تريد من البرنامج متابعة فواتيرك المطلوبة منك ؟

Do you want to keep track of bills you owe

12- هل تريد متابعة المخزون؟

Do you want to track inventory in QuickBooks

13- هل تقبل وتتعامل ببطاقات الائتمان او تنوي ذلك في المستقبل؟

Do you accept credit cards? Yes, no, or maybe someday

14- هل تريد متابعة الوقت ؟

Do you want to track time in QuickBooks

15- هل لك مستخدمون (موظفون)؟

Do you have employees

القوائم التي ممكن ان تدخلها في معالج اعداد الشركة :

- قائمة الزبائن Customer list: الزبائن هم العملاء الذين تتعامل معهم بانتظام وتريد ان تسجل عملياتهم المالية مطالبتهم وفواتيرهم ما الذي اشنرواهم كم دفعوا كم تبقى لهم بما يدنون ..الخ لذلك القائمة تعطيك معلومات عن الزبائن اسماءهم عناوينهم أي معلومات ضروية .

-قائمة المخزون Inventory list: المنتجات التي تخزنها كلفتها كمياتها الحد الادنى الذي تريدها في المخزن الى غير ذلك .

- قائمة الموردون Vendor list الذي تشتري منهم او الجهات الحكومية التي تطلبك كالزكاة تحتاج لتخزين المعلومات عنهم كاسماءهم وعناوينهم وارقام تلفوناهم وبريدهم الالكتروني وغير ذلك .

ادخل تاريخ البداية Entering a Start Date :

ليس من الضروري أن تدخل تاريخ بداية عملك بتاريخ اليوم او بالتاريخ الذي اعددت به البرنامج فالمراد بتاريخ البداية التاريخ الذي تريد ان تتابع فيه صفقاتك وعملياتك المالية ومن الافضل ان يكون تاريخ البداية بداية السنة او نصفها او الربع الاول او الاخير من السنة فإذا كنت اسست شركة منذ فترة قريبة وقد سجلت كل صفقاتك المالية فيمكنك جعل اليوم الذي فتحت به الشركة تاريخ بداية العمل مع انزال كل الصفقات المالية التي سجلتها الى البرنامج او يمكنك ادخال تاريخ بداية البرنامج على أن تدخل الأرصدة الفترة السابقة لعملك بالبرنامج كارصدة افتتاحية .

1- ادخل تاريخ البداية الذي تختاره .

3- اضغط Next

اعداد حسابك المصرفي Setting Up a Bank Account :

مهما كان نوع عملك فالغالب ان لديك حساب في احد البنوك او عدة بنوك تودع فيها ايراداتك وتدفع منه بعض منصرفاتك وتغذي منه الخزينة إلى غير ذلك من الاعمال في معالج اعداد الشركة يساعدك في اعداد هذا الحساب .

تنبيه :حساب البنوك يشمل حساب الخزينة (النقدية) كما يشمل حساب البنوك.

1- ادخل اسم حسابك المصرفيname of your bank account يمكن ان يكون اسم الحساب باسم البنك نفسه مثال : "بنك ام درمان الوطني- فرع البرلمان-جاري محلي " او تسمي الحساب باي اسم تريد ويسهل عليك وعلى الادارة فهم التقارير

2- ادخل رقم حساب البنك. bank account number

3- اختر هل فتحت هذا الحساب قبل او بعد تاريخ البداية الذي حددته.

4- اضغط Next

5- اذا اشرت ان حسابك في البنك فتحته قبل تاريخ البداية الذي حددته فحدد تاريخ اخر كشف حساب استلمته قبل تاريخ البداية للعمل الذي حددته في البرنامج . اما اذا اشرت الى ان الحساب انشأته بعد تاريخ البداية فسيعتبر البرنامج ان اخر كشف حساب هو تاريخ بداية عملك الذي حددته للبرنامج .

6- ادخل مبلغ رصيد اخر كشف حساب استلمته اذا الحساب منشأ قبل تاريخ بداية العمل . وادخل 0 (صفر) اذا كان الحساب منشأ بعد تاريخ البداية لعملك .

7- اضغط Next .

اعداد حسابات منصرفات شركتك Setting Up Expense Accounts

يساعدك معالج اعداد الشركة او ما يعرف بـ(EasyStep Interview) لاعداد حسابات منصرفات شركتك كما يعطيك حسابات افتراضية لحسابات منصرفاتك حسب نوع العمل الذي اخترته في بداية المعالج قد لا تحتاج لهذه الحسابات في عملك يمكنك ازالته بعد انتهائك من المعالج كما ستعرف في انشاء وحذف الحسابات. وقد يكون عندك حسابات اخرى تريد أن تضيفها يمكنك المعالج من ذلك فلنتابع كيف نفعل ذلك :

1-تصفح الحسابات الافتراضية التي انشأها البرنامج لحسابات منصرفاتك واعرف ماتحتاج اليه او لا تحتاجه إذا كانت هذه القائمة مناسبة مع حسابات منصرفات عملك فيمكنك الضغط على موافق ثم اذا كان هناك ثم تعديلات قليلة يمكنك اضافتها بعد الانتهاء من المعالج كما ستتعمل في الدروس اللاحقة .

2-اختر موافق لتوافق على قائمة الحسابات الافتراضية

3- اختر لا اريد ان انشأ حساباتي بنفسي

4- اضغط Next لتستمر .

اعداد حسابات الدخل (الايراد ) Income Accounts

يسهل لك المعالج اعداد قائمة حسابات ايراداتك حساب الايرادات هي الحسابات التي تسجل فيه دخل شركتك ويعطيك البرنامج حسابات افتراضية لحسابات الايراد كما في المنصرفات يمكنك اما اختيار القائمة الافتراضية او انشاء الحسابات التي تريدها .

1- استعرض قائمة الحسابات الافتراضية التي انشأها البرنامج ويمكنك مغادرة المعالج بالضغط على Leave لتعود في مرة اخرى.

2- اختر accept لتوافق على قائمة الحسابات الافتراضية .

3- اختر No اذا اردت انشاء حسابات بنفسك .

4- اضغط Next

عندما تنتهي من اخر شاشة في المعالج اضغط على الزر Finish وبهذا نكون قد اتممنا اعداد معالج الشركة .

الباب الثاني : الاساسيات في برنامج QuickBook

ستتعلم في هذا الباب :

§ تحرير واضافة الحسابات Adding accounts

§ قائمة انواع الحسابات في برنامج QuickBook

§ انواع حسابات الايرادات والمنصرفات Income and expense

§ لإنشاء حساب جديد

§ اضافة وتحرير الـItem (البنود او المواد)

§ (انواع البنود- المواد)Types of Items

§ تعريف زبون Customer جديد

§ تعريف مورد جديد Adding Vendors

§ التصنيف classes

§ اعداد التصنيفات الاضافية للعمليات المالية: Classes

§ اعداد حسابات الدخل (الايراد ) Income Accounts

1-1تحرير واضافة الحسابات Adding accounts:

عند اعداد ملف شركتك (وهو ماذكرناه في الباب السابق ) يعطيك البرنامج بعد سؤالك عن نوع عملك يعطيك دليل محاسبي افتراضي به انواع معينة من الحسابات باللغة الانجليزية يمكن ان تكون هذه الحسابات غير ملبية تماما لاعمالك وتريد اضافة حسابات اخرى أو انك تريد تغير بعضها او تحذف بعضا منها أو تريد أن تكتبها باللغة العربية .

يجب ان تعلم :

هناك نوعان رئيسيان من الحسابات في برنامح QuickBooks

1- حسابات الميزانية 2- حسابات الايرادات والمنصرفات

قائمة انواع الحسابات في برنامج QuickBook

انواع حسابات الميزانيةBlance sheetوهي عشرة انواع:

· Bank: حسابات البنوك او الخزينة او النقد اليومي تدخل تحت هذا النوع

· Accounts receivable : (الذمم المدينة) وغالبا في اكثر الشركات تحتاج الشركات لحساب ذمم مدينة واحد وهو الحساب الذي يتعلق بالصفقات المالية التي تدين بها للزبائن وتتعلق بالفواتير والسداد وايداعات السداد والمرتجعات.

· Other current asset (الاصول المتداولة)

· Fixed asset (الاصول الثابتة)

· Other asset (الاصول الاخرى)

· Accounts payable (الذمم الدائنة)

· Credit card (بطاقات الائتمان)

· Current liability (المطلوبات الحالية ) وهي المطلوبات التي من المفترض ان تدفعها خلال سنة واحدة مثل الضرائب والتامين .

· Long-term liability (المطلوبات طويلة الاجل)

· Equity (حقوق الملكية) : وتشمل راس المال ، والارباح غير الموزعة.

انواع حسابات الايرادات والمنصرفات Income and expense وهي اربعة :

· Income (الايراد) : ويعني به مصدر الدخل الرئيس لمؤسستك

· Other Income (ايرادات اخرى)

· Expense (المنصرفات)

· Other Expense (منصرفات اخرى)

· Cost of Goods sold (تكلفة البضاعة المباعة ): وهي تكلفة البضاعة المعدة للبيع.

لإنشاء حساب جديد:

1. افتح نافذة مخطط الحسابات وذلك بذهابك الى القوائم – قائمة Company menu(قائمة الشركة) وحدد Chart of Accounts (مخطط الحسابات او دليل الحسابات) .

· افتح نافذة مخطط الحسابات وذلك بذهابك الى القوائم – قائمة Company menu (قائمة الشركة) وحدد Chart of Accounts (مخطط الحسابات او دليل الحساباإA

أهلاً بالعالم!

محمود محمداحمد حامد علي — Sun, 12 Apr 2009 12:13:46 +0000

أهلا وسهلا بك في مدونات مكتوب؛

هذا هو إدراجك الأول؛ يمكنك القيام بتحريره أو حذفه في أي وقت.
في بداية رحلتك التدوينية، ننصحك بزيارة الأسئلة الأكثر شيوعاً حيث ستجد كل ما يتعلق بخصائص وخدمات مدونات مكتوب.

نتمنى لك رحلة تدوينية ممتعة وهادفة مع منبر حرية الفكر والكتابة.

ابدأ التدوين الآن!